五、案卷编目
(一)编制卷内文件页号应符合下列规定
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”牙始。
2、页号编号位置:单面书写的文俘在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的.原目录可代替卷内目录:不必重新编写页码。
4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号:
5、卷内目录的编制应符合下列规定:
(1)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标准。
(2)文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
(3)责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者。其余用“等’’代替。
(4)文件题名:填写文件标题的全称。
(5)日期:填写文件形式的日期。年月日用“.”隔开。
(6)页次:填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
(7)卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。
(8)卷内目录排列在卷内文件首页之前。
6、卷内备考表的编制应符合下列规定:
(1)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件
页数,以及立卷单位对案卷情况的说明。
(2)填写立卷人姓名和立卷时间。
(3)填写审核人姓名和审核时间。
(4)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
7、案卷封面的编制应符合下列规定:
(1)案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题
名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几
卷:
(2)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
(3)档案馆代号应填写国家给定的本档案馆编号。档案馆
代号由档案馆填写。
(4)案卷题名应简明,准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件
的内容。
(5 )编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任
者
(6)编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
(7)移交单位应填写工程项目的建设单位。
(8)保管期限分力永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存在2 O年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
8、城建档案的密级分为绝密、机密、私密三种。同一案卷有不同密级的文件。应以高密级为本卷密级。
9、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用7 0克以
上白色书写纸制作幅面统一采用A4幅面。
六、案卷装订
(一)案卷可采用装订与不同装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用白线绳三孔左侧装订法,装订线不得压字,要整齐、牢固,便于保管和利用,每卷厚度不得超过30mm.
(二)图纸单独立卷时,一律不装订。每卷厚度为30mm。
有特殊要求的可使用40mm、50mm。
(三)装订时必须剔除金属物。
七、建设工程声像档案整理的基本要求
(一)单体建筑、成片改造及新建小区、重点工程、重
要工程等必须向市城建档案管理部门报送一套完整的声像档案。
(二)声像素材应完整齐全并符合声像档案质量要求。
1、建设工程声像档案归档的内容应是从建设项目的提出到竣工投产交付使用全过程中形成的有价值的建设工程声像素材:施工前(工程原貌、技术论证会议等);施工中(隐蔽工程、重要施工过程、新技术新材料应用等);竣工后(工程竣工后的现状、正面、侧面、部分内饰等)。
2、归档的声像素材应做到拍摄规范、画面清晰、主体突出、图像稳定,记录信号要求采用数位方式,不可采用模拟方式。
3、录像要求注意保存同期录音,音质良好。
4、提供一份简明扼要的该工程文字说明。
(三)建设工程声像档案编目
建设工程声像档案编目工作要做好每一项工程所拍照片,每一盘素材带、每一个镜头的拍摄现场记录,为后期的查阅和利用提供方便,防止差错。认真填写声像档案资料素材拍摄工作单。
八、管线工程档案资料整理的基本要求
管线工程档案资料主要包括地形测绘,建筑物、构筑物
综合竣工测绘及室外管线工程竣工测绘,市致基础设施工程
竣工测绘四个方面。其整理的基本要求:
应严格执行《城专测量规范》(GJJ 8—9 9)、《测绘产品质量评定标准》zBA7500 3—89和《城市地下管线探测技术规程》(GJJ61一2 0 0 3),符合技术规定要求:做到采用统一坐标系、高程基准,竣工实测数据齐全正确与实地符合,竣工图的编绘内容和各项注记齐全正确,图例符号使用正确,图面整洁、清晰线条光滑;上交资料整饰美观。
九、建设工程电子档案编制的基本要求
建设工程电子档案必须应用“城建档案数字化管理系统,进行编制,建设工程电子档案必须与建设工程纸质档案相一致,保证其真实、准确、齐全、完整。编制建设工程电子档案应对以下文件和图纸进行数字化(扫描)处理:
(一)准备阶段文件
1、 工程项目申请,批准文件
2、 征用土地批准文侔
3、 征地申请报告(迁置、拆迁协议、补偿等文件)
4、 用地放线报告
5、 国有土地使用证 。
6、 建设工程项目报建证
7、 建设工程项目选址意见书
8、 建设用地规划许可证
9、 建设工程规划许可证
1 0、环保、人防、消防、防雷、墙改等部门审查文件或
备案意见书
1 1、地质勘察报告
12、建设工程质量监督书
13、建设工程施工许可证
(二)竣工验收文件
1、建设工程竣工规划验收合格证
2、决算审计文件
3、竣工测量报告书
4、竣工报告及工程竣工验收证明书
5、建设工程竣工验收备案文件
6、工程质量保修书
(三)施工文件
1、开工报告
2、建筑工程放线报告
3、单位工程质量竣工验收记录
4、工程安全质量控制检查记录
5、工程安全和功能检验资料检查记录
6、建设工程竣工验收报告单表
7、勘察单位工程质量检查报告表
8、设计单位工程质量检查报告表
9、施工单位竣工报告表
l 0、监理单位工程质量评估报告表
1 1、地基与基础工程质量验收报告表
1 2、主体结构工程质量验收记录表
1 3、优质结构备案表
(四)监理文件
1、 监理工作总结
(五)竣工图 :
1、 建筑竣工图(平、立、剖)
2、 结构竣工图(特殊部位大样图)
3、 给排水竣工匿(系统及隐蔽部分)
4、 电气竣工图(系统及隐蔽部分)
5、 采暖竣工图(系统及隐蔽部分)
(六)声像档案
1、 工程前原貌(隐蔽)
2、 地基与基础工程(隐蔽)
3、 主题工程
4、 各种安装工程
5、 竣工验牧
6、 竣工后全貌
(七)城市管线工程档案
1、 计划批复
2、 规划审批文件
3、 用地批复
4、 开工报告
5、 施工许可证
6、 竣工验收总结(竣工验收资料)
7、 管线工程设施综合现状图
8、 专业管网图(平面图、纵断图1:1000、电子)
9、 综合管网图
备注:1、考描分辨率2 0 O、黑自2值、t i f格式保存文件
2、竣工图用A0工程扫描仪
3、文件、表格用A 3或A4扫描仪
十、工程档案的验收和移交手续
(一)列入城建档案馆(室)档案接受范围的工程,建设单位在组织竣工验收前,应提请城建档案馆(室)对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案馆(室)出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。
(二)城建档案馆(室)在进行工程档案预验收时,应重
点验收以下内容:
1、工程档案齐全、系统、完整;
2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和
工程实际情况。
3、工程档案己整理立卷,立卷符合本细则的规范:
4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业要求,图面整洁,盖有竣工图章;
5、文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备
6、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求
7、使用《城建档案数字化管理系统》,报送纸质档案的
同时报送电子档案。
(三)建设单位在工程竣工验收后三个月内,必须向城建
档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。
(四)供水、排水、燃气、热力地下管线,在城建档案健
(室)没有档案资料的,产权单位要在两个月内移交完毕;
资料缺少的,产权单位要负责补测完善,并在三个月内移交
完毕。
工业、电力、通信、有线电视等单位,应当每年向城建
档案馆(室)移交更改、报废、漏测部分的地下管线现状图和资料。
(五)建设单位向城建档案馆(室)移交工程竣工档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。