5  归档范围及立卷

5.1  归档范围

5.1.1  对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程

和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理

立卷后归档。

5.1.2  归档范围：

建筑工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录 A 的

要求。

市政工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录 B 的

要求。

管线工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录 C 的

要求

5.1.3  声像材料归档内容：

1.工程施工前地块原貌的声像材料。

2.工程在立项研究、土地征用、勘测设计、方案评审、招投

标、承发包等过程中形成的主要声像材料。

3.工程建设中重大活动形成的声像材料（开竣工典礼、市领

导视察等） 。

4.工程施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、质量事

故、新技术应用的声像材料。

5.反映竣工后工程现状的声像材料。

 

6.反映工程获国优、部优、市优奖项的有关声像材料。

7.有关工程建设的其它有保留、纪念价值的声像材料。

8.建设单位自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视

专题片、汇报片。

9.与工程相关的航拍资料。

5.2  整  理

5.2.1  文件的立卷

5.2.1.1  立卷的原则和方法

1 立卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的

有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用。

2 一个建设工程项目由多个单项、单位工程组成时，工程

文件应按单项、单位工程组卷。

3 立卷可采用如下方法:

⑴建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、

监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分；市政工

程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施

工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分；管线工程可按建设程

序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、

竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件 7部分。

⑵工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组

卷。

⑶监理文件可按建设工程项目（总包单位） 、单项工程、单

位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

⑷施工文件可按单项工程、单位工程、分部工程、专业、

阶段等组卷。

⑸竣工图可按单项工程、单位工程、专业等组卷。

⑹竣工验收文件可按建设工程项目、单项工程、专项等组

卷。

⑺竣工测量文件可按建设工程项目、单项工程、专业等组

卷。

⑻竣工测量图可按建设工程项目、单项工程、专业等组卷。 

4 立卷过程中应遵循下列要求：

⑴案卷不宜过厚，文字材料一般不超过 20mm，图纸一般不

超过 40mm。

⑵案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组

卷。

5.2.1.2  卷内文件的排列

1 文字材料按事项、 专业顺序排列。 同一事项的请示和批复，

同一文件的印本与定稿、文件与附件不能分开，并按批复在前，

请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排

列。

2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3 既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程

或某个专业进行的说明或指示，文字材料排前，图纸排后；如果

文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸排前，

文字材料排后。

5.2.1.3  案卷的编目

1 编制卷内文件页号应符合下列规定:

⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页

号从“1”开始。

⑵页号编写位置 ：单面书写的文件在右下角；双面书写的

文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下

角。

⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料， 自成一卷且连续编

有页号的，不必重新编写页码。

⑷案卷封面、 卷内目录、 卷内备考表、 案卷封底不编写页号。 

2 卷内目录的编制应符合下列规定:

⑴序号:以一份文件为单位，按文件的排列用阿拉伯数字

“1”依次标注。

⑵文件编号:文件制发机关的发文号或图纸编号。

⑶责任者:填写文件的直接形成单位。有多个责任者时，选

择两个主要责任者，其余用“等”代替。

⑷文件题名：逐份填写文件标题或图纸的全称，没有标题或

标题简单不能概括文件内容的，需重新拟定标题。

⑸日期：填写文件的形成日期。

⑹页次：填写每份文件在本案卷的起始页号。最后一项文件

填写起、止号，如最后一项文件为单页，只填写起号（或止号）

即可。

⑺备注：填写需要说明的问题。

⑻卷内目录排列在案卷内文件首页之前。

3 案卷备考表的编制应符合下列规定:

⑴上半部分由立卷单位填写， 并由立卷人对该卷内容有无遗

留或补充加以说明。 

⑵件数：填写卷内文件材料的件数，即填写卷内目录的序号

数（施工文件卷、竣工图卷可不填此项） 。

⑶页数：填写卷内文件材料的总页数。

⑷立卷人：由立卷人签字。

⑸时间：填写完成立卷时间，年代编写四位数。

⑹排列在卷内文件尾页之后。

4 案卷封面的编制应符合下列规定:

⑴案卷封面的内容包括档号、 档案馆号、 缩微号、 案卷题名、

编制单位、编制日期、保管期限、密级，排列在卷内目录之前。

⑵档号、缩微号、保管期限、密级由保管单位按相关规定填

写。

⑶档案馆号：由档案馆填写国家给定的本档案馆的编号。

⑷案卷题名:案卷题名应简洁、 准确地概括卷内文件的内容。

建筑工程和市政工程档案案卷题名应包括建设工程名称、 单项工

程名称、专业、卷内文件概要等内容。地下管线工程档案案卷题

名应包括： 建设工程项目名称+单项工程名称+卷内文件内容的概

括。 建设工程项目或单项工程名称应包括： 管线所在道路全称 （起

点道路名称—终点道路名称） 、管线规格、管线专业。

⑸编制单位:本卷档案的立卷单位。

⑹编制日期:填写档案整编日期。

5.2.1.4  案卷的装订与图纸的折叠

1 案卷可采用装订与散装两种形式。文字材料卷必须装订。

既有文字材料又有图纸的案卷应装订。 采用线绳三孔左侧装订法

（横排文件装订字头朝左） ，应整齐、牢固，便于保管和利用。

图纸卷应散装（文件附图、印刷成册图纸除外） 。

2 装订时必须剔除金属物。

3 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》

（GB/10609.3—89）统一折叠成 A4 幅面(297mm×210mm), 原图

标及竣工图章外露。见附录 D

5.2.2  照片、录像带的立卷

5.2.2.1  照片档案立卷的原则和方法

1.整理要遵循保持卷内照片的有机联系，利于安全保管，便于为利用者提供服务的原则。照片档案的底片应单独整理和存

放，照片和说明一同整理和存放。

2. 照片依据工程项目组成案卷。

3.照片与说明一起用档案浆糊或双面胶贴固定在芯页上， 并

组成案卷。芯页的规格为 297mm×210mm。

4.案卷内的芯页以二十页以内为宜。    

5.2.2.2  录像档案立卷的方法

1.录像档案以盘为保管单位,盘内以项目作为整理单位。

2.整理之前，要先对拍摄内容进行简单编辑，剪去不清晰和

重复无用的镜头，对需加字幕说明的地方要加字幕。

5.2.2.3  照片档案的编目

1.案卷封面的编制应符合下列规定:

（1）档号：移交进馆后由档案馆填写。

（2）案卷题名：填写建设工程名称。

（3）拍摄时间：填写本卷照片拍摄年代。

（4）保管期限及密级：移交进馆后由档案馆填写。

（5）进馆时间：指档案移交进馆的时间。

2.卷内目录的编制应符合下列规定:

(1)序号：填写卷内照片排列的顺序号。

(2)底片号：是指固定和反映底片位置的顺序号。由年代、

流水顺序号组成。 （该项由城建档案馆负责填写）

(3)照片题名：

①建筑物、构筑物照片题名：

建筑工程照片题名由工程名称或单项工程名称+详细部位名

称组成。如建筑物、构筑物有原名称，应加以注明。市政工程照

片题名由地理位置+项目主体名称+详细部位名称三部分组成。

一组照片反映同一建筑物时，每张照片要分别注明拍摄角

度、景别等。

②工程会议及各种活动照片题名：

主办单位名称+会议名称+拍摄的具体内容。

（4）页号：指本卷内照片所在芯页的页号。

①案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

②单页号填写在芯页右上角、双页号填写在芯页左上角。

（5）备注：填写所要说明的问题。

3.照片档案芯页的编制应符合下列规定:

（1）照片序号:是指照片在卷内位置的流水序号,用两位阿

拉伯数字填写。

（2）底片号：是指固定和反映底片位置的顺序号。由年代、

流水顺序号组成。 （该项由城建档案馆负责填写）

（3）照片题名：与卷内目录题名一致。

（4）地点：指建筑物、构筑物的坐落地点。

（5）摄影时间：指该照片的拍摄日期。

（6）作者：指该照片的摄影者，应填写真实姓名。

（7）文字说明：应概括提示照片所反映的全部信息，一般

不超过 200字。文字简洁，语言要通顺。其填写要求是：

①建筑物、构筑物照片的文字说明应简要填写工程概况。建

筑工程包括现使用单位名称、建设单位、发展商、开发商、投资

商、承包商、设计单位、施工单位、占地面积、建筑面积、开工

日期、竣工日期、层数、高度、结构、投资、座落地点，子项情

况等概况。市政工程照片档案文字说明应包括桥梁名称、座落地

点、桥长、桥宽、桥梁类别、荷载标准、抗震等级；道路名称、

工程起止地点、路长、路宽、路面结构等有关情况。

②会议、活动照片的文字说明应包括会议召开时间、会议名

称、主办单位、参加单位、召开地点、会议活动内容及主持人、

参加会议主要领导的姓名、工作单位、职务等。

③一组成若干张联系密切的照片应在第一张照片处加以总

说明。其它如需注明的，可在相应照片处加以说明。   

4.备考表的编制应符合下列规定:

备考表应填写案卷照片的张数、总的页数。上半部分由立卷

人填写所要说明的问题及事项，并填写立卷人姓名和日期。

5.2.2.4  录像档案的编目

1.录像档案外封面的编制应符合下列规定:

（1）盘号：进馆后由档案馆统一填写。

（2）案卷题名：填写建设工程名称。

（3）顺序号:填写盘内拍摄不同内容的排列顺序号。

（4）拍摄日期：填写盘内各项内容的拍摄时间。

（5）内容:填写盘内拍摄的各项内容名称。

（6）位置：填写该项内容在盘中的具体位置，以分、秒、

祯表示。

（7）密级：移交进馆后由档案馆填写。

（8）保管期限：移交进馆后由档案馆填写。

2.录像档案内封面的编制应符合下列规定:

（1）盘号：进馆后由档案馆统一填写。

（2）案卷题名：填写建设工程名称。

5.2.3  装具的要求

5.2.3.1  纸质文件归档的装俱要求如下:

1 卷内目录、卷内备考表应采用 70g以上白色书写纸制作，

幅面统一采用 A4 幅面。见附录 E

2 案卷封面及封底采用牛皮纸制作, 幅面统一采用 A4 幅面。

见附录 E3 案卷装具一般采用卷盒形式。卷盒应采用无酸纸制作。卷

盒的外表尺寸为 310mm×220mm, 厚度分别为 20、30、40、50mm。 

5.2.3.2  声、像材料归档的装俱要求如下: 参照纸质档案有关