XXXX输变电

工程建设项目档案编制办法与要求

为了进一步做好建设工程竣工档案管理，提高案卷质量，适应档案管理规范化、标准化、信息化的需要，便于档案的保管和利用。根据国家档案局GB/Tll822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档范围和档案整理规范》、《供电企业档案分类表（6-9大类）》，结合电力企业情况，特制定《XXXX输变电工程建设项目档案编制办法与要求》，供建设、设计、施工、监理、运行等单位和有关专业工程技术人员编制档案执行。

一、立卷原则

1、案卷内容应遵循文件材料的自然形成规律。

2、保持工程文件资料的完整性、成套性和文件材料的系统性。

3、分类要科学，组卷要合理，便于档案的保管和利用。

二、归档文件质量要求

1、需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统。

2、归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

3、工程项目文件资料必须使用原件归档，并应加盖单位公章，如有特殊原因不能使用原件的应在备考表中注明原件存放处。

4、工程竣工报告、验收证书、交接书、合同、协议等要履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是复印件归档。

5、归档的文件材料是传真件（热敏纸）、复写纸的必须复印，与原件一同归档。

6、设计变更通知单、工程变更申请单等要求齐全、完整，与竣工图上注释内容相符。

7、编制的竣工图应是新蓝图，图面整洁，线条字迹清晰，图纸色度反差良好，并能满足计算机扫描要求。

8、图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。

9、案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，折后幅面大小以A4 纸（297mm x 210 mm）为准，内折式，外翻图标，且标题栏应露在右下角。

10、凡应归档的文件资料一律使用A4 幅纸张。

11、案卷内文字材料参差不齐的小于A4 纸的应用纸托裱，（如整卷都是小于A4纸的在不遮档文字的情况下可直接装订）。

三、文件的整理与案卷组卷要求(由立卷单位负责)

（一）文件的整理

1、工程项目文件在归档前应由文件形成单位进行整理。

2、建设单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行及验收文件，应根据文件的性质、内容整理。

3、勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

4、施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

（二）文件的组卷

1、施工技术文件按单项、单位工程组卷。输变电工程一般要求一个单位工程组成一个或几个卷（册），并在卷（册）前加分部工程目录。

2、项目竣工图按专业组卷。

3、设备文件按专业、台件等组卷。

4、监理文件按文种组卷。

5、管理性文件按项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

6、归档的文件不能有重份；同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限从长。

7、施工质量缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）按实际情况立卷。

（三）案卷和卷内文件的排列

1、管理性文件的排列：密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；报审表在前，报审附件在后。

2、征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，按文件形成的规律排列（征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等）。

3、招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。

4、施工技术文件按管理、依据、建筑安装、检测实验记录、评定、验收、证明等排列。

5、原材料（钢筋、水泥、砂和碎（卵）石）文件按原材料的出厂合格证、报验单、委托单、检验报告等排列。

6、设备文件按依据性、设备开箱验收记录、随机图样、安装调试和设备运行、维修等材料排列。

7、安装调试文件按专业、分项目排列、立卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开立卷。

8、设备出厂技术资料一般按设备说明书、维护手册、设备出厂合格证、商检记录、工具单、备品备件清单、装箱单等顺序排列。

9、竣工图按专业、图号排列。

10、文字材料与图纸一般情况下应分别组卷，如需并存的一般文字在前、图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。

11、每卷文字材料应在200 页以内，或装订后案卷厚度在3 厘米左右为宜。

四、案卷的编目

（一）页号的编写（由立卷单位负责）

1、凡有书写内容的页面都应编写页号。整卷装订的案卷每卷为一个排列顺序页号；单份文件装订的案卷每份文件单独编写页号，并在备考表中注明案卷总页数。

2、编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。

3、页号采用阿拉伯数字编写，从1 开始依次逐张进行标注。

4、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号（蓝图目录编写页号）。

5、装订成套的图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录；各卷之间不连续编页号。

（二）案卷封面和脊背的编制(由保管单位负责)

1、案卷封面的构成内容包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、档案馆号、密级。填写格式见附件图A1。

①档号：由三段号组成（如5010-8400-01），三段号分别是目录代号（项目代号）、分类号、案卷顺序号。档号的具体编制办法按照《供电企业档案分类表（6－9大类）》规定的内容执行。

②案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。主要包括工程运行名称或单项工程名称、专业及文件材料名称。

③案卷封面的打印格式：一行最多打13 个字，第二、三行与第一行左端取齐。

例1：案卷题名： 济南至淄博500 千伏输电线路

工程设计变更

（注：题名不允许写成施工技术文件一或二）

例2：案卷题名：济南500 千伏变电站工程电气

一次总的部分竣工图

④立卷单位：应填写负责文件材料立卷的部门或项目责任部门，如果几个单位合卷，则填写牵头单位名称。

⑤起止日期：应填写案卷内全部文件材料形成的最早至最晚日期（例如：2004.6.6一2004.8.6)，如果日期只有一个的也要标注起止日期（例如：2004.6.6一2004.6.6）；竣工图填写竣工日期。

⑥保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三个保管级别。

⑦密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

⑧档案馆号：一般不需要填写。

2、案卷盒脊背的填写：档号、保管期限、案卷题名的填写内容与案卷封面的填写内容相同，格式有所变化，案卷盒脊背的填写格式见附件图A2 。

（三）卷内目录的编制(由保管单位负责)

卷内目录填写的顺序应与案卷内容相符，放置于卷首，不能用工程设计图纸目录代替。卷内目录的格式见附件图A3 。

1、序号：用阿拉数字从1 起依次标注卷内文件材料的顺序，一个文件一个号。

2、文件编号：填写文件材料的文号或图纸的图号等。

3、责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

4、文件材料题名：一般应照实抄录文件材料的标题全称；对于一些检验、记录、试验、合格证等材料，应自拟标题，自拟标题要准确提示文件内容（如：规格、型号等）。

5、日期：文字材料以落款日期为准，记录表格等以记录形成的最晚日为准，竣工图填写竣工日期。

6、页号：应填写每份文件材料首尾页上标注的页号（如26/28)。

7、备注：一般不需填写。

（四）卷内备考表的填写及格式（见附件图A4)（由保管单位负责）

1、说明的填写：应包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供过程中需要说明的问题。

2、立卷人应由负责立卷人签名。

3、立卷日期应填写立卷完成的日期。

4、检查人应由案卷质量审核者签名。

5、互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

6、卷内备考表排列在卷内文件材料之后。